Tiis­tai­tärp­pi: Koh­ti parem­pia pala­ve­re­ja

Mikä on tämän pala­ve­rin motii­vi, mik­si istun täs­sä kokouk­ses­sa? Uskon että lähes jokai­nen asian­tun­ti­ja­työ­tä teke­vä esit­tää tämän kysy­myk­sen itsel­leen vii­koit­tain. Ei pitäi­si. Hyviä kokous­käy­tän­tö­jä löy­tyy pal­jon. Näin lomien kyn­nyk­sel­lä lis­taan mie­les­tä­ni tär­keim­piä, jois­ta koen ole­van kon­kreet­tis­ta hyö­tyä. Kun näi­tä ohjei­ta nou­dat­taa, kokouk­sis­sa ei toden­nä­köi­ses­ti räplä­tä kän­ny­köi­tä.

1. Kokouk­sen tar­koi­tus ja oikeat ihmi­set pai­kal­le

Jokai­sel­la kokouk­sel­la pitää olla tavoi­te ja kool­le­kut­su­jal­le pitää olla sel­vää, mik­si kokous pide­tään. Teke­mäl­lä hyvän agen­dan kir­kas­taa myös pala­ve­rin motii­vin. Pie­net yksi­suun­tai­set asiat voi hoi­taa muil­la tavoin, jot­ta ei vie­dä tur­haan mui­den aikaa. Kokouk­siin pitäi­si aina liit­tyä kaik­kien vuo­ro­vai­ku­tus­ta ja kaik­kien tuli­si olla niis­sä hen­ki­ses­ti läs­nä. On tär­ke­ää päät­tää kei­tä mis­sä­kin kokouk­sis­sa tar­vi­taan. Kun oikeat ihmi­set ovat pai­kal­la, sääs­te­tään kaik­kien aikaa ja suun­nit­te­luun jää enem­män aikaa.

2. Ajoit­ta­mi­nen ja val­mis­tau­tu­mi­nen

Asian­tun­ti­ja­työ­hön liit­tyy suun­nit­te­le­mis­ta, luke­mis­ta ja kir­joit­ta­mis­ta. Jos kokouk­sia on pit­kin viik­koa, työ­vi­re kär­sii pahas­ti. On hyvä sopia yhtei­ses­ti sään­nöis­tä, jois­sa kokouk­sia pide­tään esi­mer­kik­si maa­nan­tais­ta kes­ki­viik­koon ja lop­pu­viik­ko pyhi­te­tään kes­kit­ty­mis­tä vaa­ti­vaan työ­hön. Jokai­seen kokouk­sen pitää val­mis­tau­tua. Jos olet kool­le­kut­su­ja, jaa mate­ri­aa­li tai teh­tä­vät ajois­sa. Ker­ro myös kuin­ka kau­an kokous kes­tää ja pidä sii­tä kiin­ni.

3. Yhteen­ve­to ja jat­kos­ta sopi­mi­nen

Kool­le­kut­su­jan pitää vetää kokous yhteen eli mitä pää­tet­tiin ja mitä tapah­tuu seu­raa­vak­si. Kol­me tär­ke­ää asi­aa: kuka tekee, mitä tekee ja mis­sä aika­tau­lus­sa. Nämä asiat pitää sopia yhtei­ses­ti ja var­mis­taa, että asioi­den toteut­ta­mi­nen on mah­dol­lis­ta. Kokouk­ses­ta ei saa pois­tua, jos et tie­dä mikä sinun roo­li­si ja vas­tuusi on sii­tä eteen­päin. Jos kokouk­ses­ta ei jää mitään käteen, on yhteis­tä aikaa käy­tet­ty tur­haan. Se pitää myös sanoa ääneen.

Näil­lä aja­tuk­sil­la koh­ti parem­pia kokouk­sia ja hyvää kesää!

Jori Nis­si­nen, asiak­kuus­joh­ta­ja