Tiistaitärppi: Kohti parempia palavereja

Mikä on tämän palaverin motiivi, miksi istun tässä kokouksessa? Uskon että lähes jokainen asiantuntijatyötä tekevä esittää tämän kysymyksen itselleen viikoittain. Ei pitäisi. Hyviä kokouskäytäntöjä löytyy paljon. Näin lomien kynnyksellä listaan mielestäni tärkeimpiä, joista koen olevan konkreettista hyötyä. Kun näitä ohjeita noudattaa, kokouksissa ei todennäköisesti räplätä kännyköitä.

1. Kokouksen tarkoitus ja oikeat ihmiset paikalle

Jokaisella kokouksella pitää olla tavoite ja koollekutsujalle pitää olla selvää, miksi kokous pidetään. Tekemällä hyvän agendan kirkastaa myös palaverin motiivin. Pienet yksisuuntaiset asiat voi hoitaa muilla tavoin, jotta ei viedä turhaan muiden aikaa. Kokouksiin pitäisi aina liittyä kaikkien vuorovaikutusta ja kaikkien tulisi olla niissä henkisesti läsnä. On tärkeää päättää keitä missäkin kokouksissa tarvitaan. Kun oikeat ihmiset ovat paikalla, säästetään kaikkien aikaa ja suunnitteluun jää enemmän aikaa.

2. Ajoittaminen ja valmistautuminen

Asiantuntijatyöhön liittyy suunnittelemista, lukemista ja kirjoittamista. Jos kokouksia on pitkin viikkoa, työvire kärsii pahasti. On hyvä sopia yhteisesti säännöistä, joissa kokouksia pidetään esimerkiksi maanantaista keskiviikkoon ja loppuviikko pyhitetään keskittymistä vaativaan työhön. Jokaiseen kokouksen pitää valmistautua. Jos olet koollekutsuja, jaa materiaali tai tehtävät ajoissa. Kerro myös kuinka kauan kokous kestää ja pidä siitä kiinni.

3. Yhteenveto ja jatkosta sopiminen

Koollekutsujan pitää vetää kokous yhteen eli mitä päätettiin ja mitä tapahtuu seuraavaksi. Kolme tärkeää asiaa: kuka tekee, mitä tekee ja missä aikataulussa. Nämä asiat pitää sopia yhteisesti ja varmistaa, että asioiden toteuttaminen on mahdollista. Kokouksesta ei saa poistua, jos et tiedä mikä sinun roolisi ja vastuusi on siitä eteenpäin. Jos kokouksesta ei jää mitään käteen, on yhteistä aikaa käytetty turhaan. Se pitää myös sanoa ääneen.

Näillä ajatuksilla kohti parempia kokouksia ja hyvää kesää!

Jori Nissinen, asiakkuusjohtaja